1. Confirm account access and channel support١. أكّد وصول الحساب ودعم القناة
List the business accounts, phone numbers, pages and connected tools involved. Confirm that the account owner can grant the required permissions, that the channel is eligible and that the provider currently supports the functions you need.أدرج حسابات النشاط وأرقام الهاتف والصفحات والأدوات المرتبطة. أكّد أن مالك الحساب يستطيع منح الصلاحيات المطلوبة وأن القناة مؤهلة وأن المزود يدعم حالياً الوظائف التي تحتاج إليها.
Identify an administrator and a backup contact. Document how access will be revoked if a staff member changes role or leaves the business.حدّد مسؤولاً إدارياً وجهة اتصال بديلة. وثّق كيفية إلغاء الوصول عند تغيير دور الموظف أو مغادرته المشروع.
2. Define consent and message rules٢. حدّد الموافقة وقواعد الرسائل
For business-initiated messages, identify the permission required for each message type and how that permission is recorded. Review current Meta requirements for WhatsApp templates, timing, recipient eligibility and opt-outs before planning a campaign.بالنسبة للرسائل التي يبدأها النشاط، حدّد الموافقة المطلوبة لكل نوع من الرسائل وكيفية تسجيلها. راجع متطلبات Meta الحالية لقوالب واتساب والتوقيت وأهلية المستلمين وإيقاف الرسائل قبل تخطيط حملة.
Agree on an approved message owner and a process for removing or suppressing contacts when a customer withdraws permission. Platform rules can change, so assign someone to check updates.اتفق على مسؤول اعتماد الرسائل وإجراء لاستبعاد جهات الاتصال عندما يسحب العميل موافقته. قد تتغير قواعد المنصة، لذا عيّن شخصاً لمراجعة التحديثات.
3. Map data fields and retention٣. حدّد حقول البيانات والاحتفاظ
Write down which information will move between the messaging workspace and each connected service. Check the source, refresh frequency, user access and the purpose for each field. Do not assume that a connector exposes every product, order or customer detail.دوّن المعلومات التي ستنتقل بين مساحة المراسلة وكل خدمة مرتبطة. تحقّق من المصدر وتواتر التحديث ووصول المستخدمين والغرض من كل حقل. لا تفترض أن الموصل يعرض كل تفاصيل المنتجات أو الطلبات أو العملاء.
Confirm which provider processes the data, where relevant terms are documented, how long information is retained and how a deletion or access request is handled. Limit access to the information needed for the workflow.أكّد المزود الذي يعالج البيانات ومكان توثيق الشروط ومدة الاحتفاظ بالمعلومات وكيفية التعامل مع طلب الحذف أو الوصول. واقصر الوصول على المعلومات اللازمة لمسار العمل.
4. Decide how a person takes over٤. حدّد كيفية تولي الموظف للمحادثة
Choose the situations that require human confirmation—for example, uncertain answers, a requested quote, a booking commitment, a complaint or a sensitive topic. Make the owner, handoff channel and expected next action clear to staff.اختر الحالات التي تتطلب تأكيداً بشرياً، مثل الإجابات غير المؤكدة أو طلب عرض سعر أو التزام بالحجز أو شكوى أو موضوع حساس. اجعل المسؤول وقناة التحويل والخطوة التالية المتوقعة واضحة للموظفين.
If AI assistance is enabled, check its approved information sources, language coverage and limits. Test how it responds when information is missing or a customer asks for a person.إذا فُعّلت مساعدة الذكاء الاصطناعي، فتحقّق من مصادر المعلومات المعتمدة ودعم اللغات والحدود. اختبر الاستجابة عند غياب المعلومات أو طلب العميل التحدث إلى شخص.
5. Test normal, incomplete and exception cases٥. اختبر الحالات العادية والناقصة والاستثنائية
Test the workflow with staff before customer use. Include a normal enquiry, a missing detail, an unavailable product or appointment, an opt-out and a handoff to a person. Verify that links, language versions, notifications and access controls behave as intended.اختبر مسار العمل مع الموظفين قبل استخدامه مع العملاء. أدرج استفساراً عادياً وتفصيلاً ناقصاً ومنتجاً أو موعداً غير متاح وطلب إيقاف الرسائل وتحويلاً إلى شخص. تحقّق من الروابط واللغات والإشعارات وضوابط الوصول.
Record who reviewed the test and what still needs confirmation. Do not enable a customer-facing action until the responsible owner approves the workflow and fallback.سجّل من راجع الاختبار وما الذي ما زال يحتاج إلى تأكيد. لا تفعّل إجراءً موجهاً للعملاء قبل اعتماد المسؤول لمسار العمل والبديل.
6. Assign an ongoing owner٦. عيّن مسؤولاً مستمراً
Name the person who will update approved replies, account permissions, connected data and team instructions. Revisit the setup when a provider changes a rule, the business adds a channel or the customer journey changes.عيّن الشخص الذي سيحدّث الردود المعتمدة وصلاحيات الحساب والبيانات المرتبطة وتعليمات الفريق. راجع الإعداد عند تغيير المزود لقاعدة أو إضافة النشاط قناة أو تغير رحلة العميل.
A short, documented review routine helps the team notice configuration changes. It does not replace the customer’s legal, privacy or platform-compliance responsibilities.يساعد إجراء مراجعة مختصر وموثق الفريق على ملاحظة تغييرات الإعداد. لكنه لا يحل محل المسؤوليات القانونية أو مسؤوليات الخصوصية والامتثال للمنصات لدى العميل.